La automatización, como todas las herramientas productivas que nos ofrece la tecnología, se ha convertido en una tendencia que en los próximos años será el estándar de toda industria. Pensemos en cómo prácticamente ninguna empresa, negocio o emprendimiento funciona sin un computador, hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajería instantánea, que eran comúnmente vistos más como una novedad o curiosidad hace 2 décadas.
Del mismo modo, la automatización, entendida como el esfuerzo deliberado de aprovechar las herramientas tecnológicas para reducir o reemplazar el esfuerzo humano, está en camino de convertirse en una necesidad para la competitividad en todo tipo de industrias, y no sólo en la manufactura, que es donde más comúnmente se ha desarrollado. Esto significa que es imperativo pensar no sólo en la automatización como máquinas o en ambientes de fábricas, sino como todas las actividades que realizamos en las diversas áreas de nuestra empresa.
A continuación, te presentamos algunas señales de que puedes y necesitas automatizar los procesos de tu empresa:
LA COMPETENCIA SE ESTÁ AUTOMATIZANDO
Esta puede ser la señal más obvia, pero también la que más alarmas debería encender. Si tu competencia hace un producto o presta un servicio en menos tiempo, a menor costo y/o con mejor calidad que tu empresa, te lleva una ventaja competitiva que debes cerrar si quieres crecer o mantener tu participación en el mercado. Las fuentes de estas ventajas competitivas pueden ser varias, como economía de escalas o estrategias comerciales, pero debemos también prestar atención a lo fundamental: cómo hacen las cosas.
Si tu competencia ha desarrollado o implementado tecnología de automatización, es porque tu sector productivo se está encaminando hacia allá y debes mantenerte al tanto, especialmente si produces commodities o si la competencia es fuerte en precio o calidad.
Incluso si el valor de tus productos o servicios está en la diferenciación, en la elaboración artesanal o en el know-how de tu empresa, seguramente tienes la oportunidad de hacer que tu producto o servicio sea más competitivo automatizando los procesos de apoyo que están alrededor como mercadeo, compras, nómina, contabilidad, inventarios, gestión de recursos humanos o impuestos.
LOS PROCESOS ESTÁN ESTANDARIZADOS Y OPTIMIZADOS
Te has esforzado en ajustar y mejorar constantemente tus procesos, reduciendo desperdicios, reprocesos, costos y devoluciones. ¿Qué sigue? Si ya has optimizado y estandarizado los procesos de tu empresa, el siguiente paso es automatizarlos.
Las mejoras incrementales son importantes, pero llegan hasta un punto en el que no van a significar un cambio importante en el gran esquema de la productividad y la competitividad. Este salto suele estar dado por la incorporación de tecnología para la automatización. Ningún otro cambio te permitirá multiplicar la productividad de tus trabajadores de forma permanente.
También evitarán que pierdas los esfuerzos que has tenido ajustando tus procesos. Los procesos estandarizados, eficientes, consistentes y optimizados son fundamentales para cualquier acto productivo. Tradicionalmente, mantener estos procesos afinados depende de mantener a las personas alineadas con los procesos, en un ciclo de control, mejoramiento, entrenamiento, y aprendizaje. Esto implica que sean muy dependientes de las personas, por lo que el funcionamiento de tu empresa se pone en riesgo si por algún motivo, una o varias personas no están disponibles por algún tiempo. Pero un proceso automatizado es más fácil de mantener, pues la automatización en sí misma mantiene el estándar y facilita la alineación de las personas alrededor de él.
TU EMPRESA TIENE MÁS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
En todas las empresas es común que se vayan comprando, adaptando o desarrollando diferentes softwares para facilitar las labores propias de la compañía. Esto es indispensable y fundamental, pues los sistemas de información permiten asegurar confiabilidad de la información, una toma de decisiones basada en datos, menos errores y una completa trazabilidad para control, mejoramiento o auditoría.
El escenario más común es cada empresa tenga más de un software para cubrir las diferentes necesidades. Por ejemplo: un sistema para contabilidad, un sistema para gestión de clientes, un sistema de gestión de calidad, un sistema de producción e inventarios, un sistema de correos electrónicos, un sistema de mercadeo. Algunos proveedores de software intentan tener soluciones integrales con módulos dedicados a diferentes ámbitos interconectados entre sí, pero la realidad es que la gran mayoría de empresas simplemente tienen silos de información, porque han ido construyendo sus sistemas de acuerdo con sus necesidades, infraestructura y recursos a lo largo del tiempo.
Esto resulta invariablemente en la necesidad de tener que comparar, conciliar y transferir información entre diferentes softwares que no estén integrados. Esta comparación, conciliación y transferencia se hace comúnmente con la ayuda de las hojas de cálculo en un computador, pero en esencia es un trabajo manual, repetitivo y que requiere poca o ninguna interpretación o análisis. Este tipo de actividades son candidatas perfectas para la automatización mediante tecnología RPA, que no reemplaza los sistemas existentes, sino que ayuda a las personas con las actividades mecánicas y tediosas que hacen en un computador.
TU EMPRESA DEPENDE DE EXCEL (O DE OTRA HOJA DE CÁLCULO)
La hoja de cálculo es la herramienta empresarial más popular de todos los tiempos. Su flexibilidad, capacidad de cálculo complejo, gráficos y relativa facilidad de uso han hecho de esta herramienta la reina de las oficinas alrededor del mundo. Pero esta misma flexibilidad viene con un riesgo: es muy fácil equivocarse, sobrescribir o borrar información, ya que no está estructurada para almacenar datos garantizando su integridad. Este riesgo se multiplica cuando más de una persona tiene acceso a los archivos.
Recordemos que las hojas de cálculo están especializadas en hacer cálculos, y eso lo hacen excepcionalmente bien, ya sea por sí solas y potenciadas con complementos, adiciones e integraciones disponibles en el mercado. Esto implica, por el contrario, que no están diseñadas para ser usadas como base de datos, como repositorios de información, como sistemas transaccionales o como medios para comunicar la información.
Además, hay un límite en la cantidad de información que se puede almacenar o procesar. Por ejemplo, la hoja de cálculo de Excel tiene capacidad teórica para más de 1 millón de filas, pero en términos prácticos alrededor del medio millón de registros (o muchos menos, si hay bastantes columnas o fórmulas) el procesamiento se vuelve notoriamente lento, con el riesgo de que la aplicación falle y no se guarden los cambios.
Si tu empresa usa Excel para almacenar información, considera seriamente la posibilidad de implementar un sistema de bases de datos y una aplicación adecuados para tu necesidad. Si usa Excel para hacer los mismos cálculos y pasos una y otra vez, seguramente tienes la oportunidad de automatizar esas acciones, reduciendo los errores humanos y el tiempo que dedican tus trabajadores a hacer lo mismo una y otra vez. Si lo usas principalmente para generar reportes, informes y gráficos, puedes automatizar tus reportes y distribuirlos con herramientas de Inteligencia de Negocio, especializadas en extraer, transformar y visualizar datos.
Si ya usas las hojas de cálculo para todo, es porque has dado el primer paso: digitalizar la información. Ahora debes asegurarte de que tu empresa pueda aprovechar la tecnología para utilizar y sacarle provecho a esos datos, en lugar de poner a tu gente a hacer el trabajo que podría hacer un computador.
TUS EMPLEADOS PARECEN ROBOTS
Los seres humanos tenemos capacidades creativas, de comunicación y de resolución de problemas. Según lo que sabemos hasta ahora, estas capacidades son excepcionalmente superiores al del resto de especies conocidas y a lo largo de la historia han definido el desarrollo de las civilizaciones y las culturas como las conocemos actualmente.
Con esto en mente, podríamos decir que cualquier actividad productiva que no sea creativa, comunicativa o de resolución de problemas es en esencia un desperdicio de nuestras habilidades y capacidades. Sin embargo, la inmensa mayoría de los trabajadores del mundo dedican gran parte o la totalidad de su labor a actividades repetitivas, mecánicas y basadas en reglas definidas, que no requieren análisis, creatividad, habilidades sociales o proponer ideas.